2019.04.26

ビジネス
激務で部下のフォローができない……管理職のためのタイムマネジメント術

40代で管理職やマネージャー職につき、自分の仕事だけでなく部下の育成や指導もする立場に。

しかし、
業務量の多さからしっかり部下と向き合う時間を持てない―――
部下の相談や質問に応じていると、自分の仕事が進まない―――

こんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
管理職やマネージャー職になったら、時間の使い方や仕事の配分を見直しましょう。

今回は、限られた業務時間の中で「自分の仕事と部下のフォロー」を両立するためのタイムマネジメント術についてご紹介します。

 

マネージャーになりたての方が陥りやすい2つのトラブル

プレイヤーとして優秀な成績を上げていた方が、管理職としても手腕を発揮できるかというと、必ずしもそうではありません。はじめて管理職になると、多くの方が今まで経験したことのない壁にぶつかります。

自分の仕事に時間を割いてしまい、マネージャー業務が機能しなくなる

まずひとつめが、自分の仕事を手放すことができず、マネージャー業務が十分にできないというもの。自分が抱えている案件にこれまでと同様の時間を割いていると、部下の指導やフォローに使える時間がどうしても足りません。その結果、部下を指導できず部署の成績が伸びないといった状況が発生しかねません。

部下の指導やフォローが必要で自分の時間が取れなくなる

反対に、部下の指導やフォローに膨大な時間が取られ、自分の業務が回らなくなることも考えられます。同じ業務時間の中で、管理職として部下のマネジメントに時間を割くと、プレイヤーとして働いていたときと同じ量の仕事をするのは困難です。マネジメント業務が増えた状態ですべてをこなそうとすると、高い確率で業務過多に陥ってしまいます。

「可視化」「ルールを設ける」「引き継ぎ」の3つで時間を確保

自分の仕事をすべて可視化して時間配分を把握する

管理職になると仕事量が自然と増えていきます。自分のタスクやアポイントメント・部下の相談や指導……。これらを漠然と目の前に並べて順番に片付けていこうとすると、時間がどれだけあっても足りません。大事なのは、何にどのくらい時間がかかるのかを把握して優先順位をつけること。スケジュールアプリやタスク管理ツールを利用して仕事を可視化し、常にやるべきことをクリアにすることを心がけましょう。

部下からの相談にルールを設けて、時間を削減する

管理職になると、仕事中に部下に相談をされる機会が増えます。全員に平等に時間を割こうとすると、それぞれに対応しているうちにあっという間に時間が過ぎてしまいます。結果、自分の仕事が回らないという事態になることも。

この対処法としては、部下との間で相談や質問に関するルールを決めておくという方法がおすすめ。例えば、「事前に解決策を自身で考え、『提案』段階から相談してもらう」など、相談にかかる時間を減らすルールを設けましょう。

一人ひとりの相談にゼロから応えていると時間がいくらあっても足りませんが、提案にすることで話がスムーズになり、大幅な時間削減につながります。また、自分で考える力や提案力を養うという意味で、部下の能力アップにも効果的です。

自分の仕事を部下に引き継ぐ

時間を確保するという意味では、仕事を引き継ぐという方法がもっとも効果的です。自分が担当していた仕事を部下に引き継ぎ、サポート役に徹すれば、その仕事にかかっていた時間が短縮されます。
また、その仕事にもっとも詳しい立場から部下をサポートできるので、仕事を覚えてもらう方法としてもうってつけです。

マネジメント業務の時間を確保しつつ、部下の育成や指導にもつながるため、タイムマネジメントに苦しんでいるマネージャーに最もおすすめの方法です。自身が請け負っている仕事を吟味して、ひとつひとつ部下に引き継いでいきましょう。

しかし、何の準備もなしにいきなり部下に引き継ぐと、取引先とのトラブルにつながりかねません。仕事を引き継ぐ際には、案件ごとのマニュアルを作成したり、仕事の進め方を説明する時間を作ったり、トラブルが起こらないように丁寧に進めることが大切です。人に任せるというのは勇気がいることではありますが、自分のためにも部下のためにも、仕事の引き継ぎを検討しましょう。

 

管理職やマネージャー職についたら、自分の仕事と同様に部下の指導・管理が大切になります。
「自分の仕事+部下の管理指導をする」という考え方ではなく、業務量に合わせてバランスを取る働き方にシフトしましょう。

「案件ごとの時間の使い方や現在の担当業務を可視化する」
「部下とルールを決めてマネジメントを効率的におこなう」
「指導と時間の確保を目的に自分の仕事を部下に引き継ぐ」
などなど、

今回ご紹介した方法で、時間の使い方を見直し、マネージャーとしての業務に集中できる環境を整えましょう。

40's Life編集部

40's Life編集部

40代のためのエイジングケア機能、無香料に象徴される中味へのこだわりをもった40才からの「スマートエイジング・コスメブランド」としてミドル男性にお洒落と身だしなみを提供しているルシード。そのルシードが40’s LIFE編集部として化粧品の枠を超え「ライフスタイル」「ビジネス」「健康」「身だしなみ」4つのテーマで情報をお届けします。